[IT 동아] “BGF리테일의 신속성과 업무 효율, 협업 툴 플로우에서 비롯됐죠”

[IT동아 남시현 기자]

“보통의 기업들은 동일한 프로젝트를 공동으로 진행하지만 BGF리테일은 각 구성원이 각자의 일을 맡아서 진행하는 편입니다. 그래서 업무를 진행할 때 개인의 의견을 잘 전파하고, 또 다른 분들의 뜻을 취합하는 과정이 필요한데 여기에 플로우가 사용되고 있습니다”

BGF리테일이라고 한다면 생소하지만, CU 편의점을 얘기하면 모르는 사람은 없을 것이다. BGF리테일은 94년 보광훼미리마트로 설립돼 2012년부터 CU 브랜드로 편의점 사업을 운영하고 있으며, 현재 3000여 명의 임직원 모두가 마드라스체크의 협업 툴 ‘플로우’로 소통하고 있다. 플로우가 BGF리테일의 업무 추진 방식과 사내 문화에 어떤 영향을 미치고 있는지, 서울 강남구 BGF리테일 본사에서 전승준 인사총무실 총무팀 책임을 만나 얘기를 나눠봤다.

전승준 책임(이하 전 책임)은 2020년 7월 입사해 2년 간 울산, 부산 15개 CU 점포에 대한 영업환경 개선 및 자원 관리를 돕는 매장 컨설턴트(Store Consultant) 업무를 진행했고, 21년 12월부터 본사 인사총무팀으로 자리를 옮겨 직원들의 근무환경 개선과 업무 전반을 돕는 총무팀에서 일하고 있다. 우선 전 책임에게 총무팀에서의 일은 어떤지 물었다.

전 책임은 “인사총무실은 인사 채용 및 관리를 맡는 HR팀, 직원 교육 등을 진행하는 인재개발팀, SC의 업무 적응 및 의견 청취 등을 하는 조직문화팀, 그리고 회사의 살림살이를 관장하는 총무팀으로 구성된다. 조금 과장을 보태자면 ‘이 업무는 누가 해?’라고 할 만한 다양한 일들이 총무팀에서 시작한다”라고 말했다.

플로우 도입 이전에 대다수 업무는 업무연락전을 바탕으로 보고-승인-결재-진행 순의 딱딱한 결정 단계를 거쳐야 했다고 한다. 하지만 2020년 6월에 협업 툴 플로우를 전사 도입하면서 메일과 메신저, 그룹웨어를 포함한 모든 소통 방식과 프로젝트 진행, 업무 공유까지 모두 플로우로 일원화했고, 현재는 플로우의 프로젝트를 기반으로 여러 업무가 유기적이고 실시간으로 진행, 결정하는 방식으로 바뀌었다고 한다.

전 책임은 “품의가 필요 없는 간단한 소통부터 모두가 볼 필요가 있는 모든 작업에 플로우를 활용하고 있다. 예를 들어 신입사원을 채용한다고 하면, 인사총무실 모든 구성원이 하나의 프로젝트로 합세해 신입사원 교육에 필요한 면접, 채용, 교육 복지, 직무 간 훈련, 사원증 발급까지 진행한다. 각 부서에 맞는 절차로 업무를 진행하고, 진행 상황을 업데이트함으로써 복잡한 과정도 서로 짚고 정리하게 된다”라고 말했다.

아울러 “플로우를 통해 업무가 체계화하고, 실시간 상황을 알 수 있는 점이 크다. 임원진들 역시 이 부분에 공감해 플로우를 적극 활용하고 있고, 플로우로 임직원들과 1:1 소통을 하는 경우도 있다. 각각의 직원들이 서로의 진행 상황을 보며 업무 공백을 최소화하는 흐름이 사내 전반의 효율 향상으로 이어지고 있다”라고 덧붙였다.

프로젝트 기능을 활용한 실시간 공유 및 정보 전파는 BGF리테일의 핵심 업무와 잘 맞아떨어졌다. 전 책임은 “플로우는 출퇴근 보고나 업무 공유에 가장 많이 쓰인다. BGF리테일의 핵심 업무는 가맹점 관리, 즉 SC다. 현지 담당자가 매장 상황이나 업무 진척도 등을 공유하면 실시간으로 팀장 급이 확인할 수 있다. 영업 1팀당 약 150곳까지 맡으니, 관리 효율과 누락을 막기 위해서라도 플로우를 쓰는 게 이상적이다”라고 말했다.

또한 “전국적으로 점포를 관리하는 경우에도 중요하다. BGF리테일과 점주는 몇 년마다 업무상 계약을 하는데, 세부 내역은 지점이나 담당자마다 조금씩 다르다. 그리고 점주에게는 이 계약 하나하나가 매우 큰 건이지만, 영업팀은 백여 곳 이상을 상대해야 한다. 그래서 플로우를 통해 여러 사례와 적정 수수료를 서로 공유하고 확인하고, 또 각 점포끼리 데이터를 분리하면서도 교차로 확인한다. 실무진 입장에서 업무를 잘 정리할 수 있는 방안이 플로우인 셈”이라고 말했다.

업무 관리뿐만 아니라 신속한 대응이나 보안 측면에서도 중요하다고 말한다. 전 책임은 “편의점은 각 기업 간의 상품 경쟁이 치열하고, 누가 어떤 제품을 먼저 출시하는가를 놓고 물밑 경쟁을 벌인다. 그래서 플로우를 통해 사내에서만 의견이 공유되는 게 중요하고, 또 이런 내역들을 사내 이해관계자가 직접 파악할 수 있다는 점에서 신속성과 경쟁력을 모두 갖추게 된다. 전화나 메일, 메신저를 활용하는 업무환경이라면, 플로우가 우위를 가지기 쉽다”라고 말했다.

플로우로 업무 문화가 만들어지는 점도 소개했다. 안전 보건 파트에서 진행한 ‘미스 앤 미스터 건강선발대회’가 예시다. 전 책임은 “사내에서 프로젝트 기능을 응용해 임직원 건강증진을 목적으로 활용한 적이 있다. 프로젝트의 댓글로 임직원들이 식단과 운동 내역 등을 공유하고 서로를 독려하는 활동이었다. 일면식도 없거나 모르는 동료들이 협업 툴을 매개로 뜻을 모아 성취를 했다는 점에서 의미가 있었다. 이외에도 건강기업문화 구축과 성인병 예방을 위해 달리기, 걷기 캠페인 등의 프로젝트를 진행했다”라고 말했다.

그리고 브랜드 마케팅팀에서 직접 만든 여섯 개의 이모티콘 세트도 업무에 쏠쏠히 활용하고 있다고 한다. 전 책임은 “모든 임직원이 플로우를 SNS처럼 사용하고 소통하면서 조금 더 편하게 감정을 전달하는 방안을 필요로 하게 됐고, 브랜드 마케팅 팀에서 이모티콘을 추가했다. 덕분에 직원 간 소통이 더욱 부드러워지고, SNS처럼 가볍게 활용할 수 있게 됐다”라고 덧붙였다.

마지막으로 전 책임은 사내 플로우 문화에 적용하고 싶은 몇 가지 작은 아이디어를 말했다. 그는 “전국에 180여 개 현장 팀이 있는데, 모든 팀이 플로우를 다 잘 활용하고 있는지는 모르겠다. 우수 사례나 활용 안내 등을 제공한다면 더 빠른 의사 결정이 이뤄질 것 같다”라면서, “조만간 플로우에 챗봇 AI가 탑재된다고 들었는데, 이를 활용하면 더 많은 임직원들이 손쉽게, 아니 손을 쓰지 않고도 대화하며 플로우를 활용하게 되지 않을까. 상당히 기대되는 부분”이라고 말했다.

또한 “올해 진급을 하게 되면서 조금 더 회사를 위한 방향을 생각하게 된다. 예를 들어 가맹점주들은 밤 9시 50분이 되면 문자메시지로 발주 마감 안내를 받고, 임직원들도 해당된다. 임직원들의 메시지만이라도 플로우로 전환하면 비용도 아끼고, 업무 공수도 줄어들지 않을까 싶다. BGF리테일에서 플로우로 할 수 있는 것들을 조금씩 이뤄보는 게 올해의 목표”라고 말했다.

글 / IT동아 남시현 (sh@itdonga.com)